Audyt i spojrzenie na firmę z lotu ptaka to nie obowiązek, to oszczędność pieniędzy

Działy w firmie:

• księgowość
• finanse
• kadry
• marketing
• produkcja
• sprzedaż
• prawo
• IT
• logistyka
• administracja
• kontroling

W mikro i małych przedsiębiorstwach o strukturze funkcjonalnej schemat może wyglądać jak wyżej. Oczywiście nazwy mogą być zmienione w zależności od potrzeb i branży, w jakiej działa firma.

Do tego mamy Prezesa/ Właściciela. Poszczególne działy mają swoich kierowników, szefów i na spotkaniach cotygodniowych każdy przedstawiciel działu opowiada/ tłumaczy się / spowiada, w zależności od kultury w firmie wybierz odpowiednie, o sukcesach (rzadko) najczęściej problemach/ sprawach w danym dziale. 

Wszyscy o wszystkim wiedzą, co za tym może pójść nie tak? 

• jest wymiana informacji 
• jest otwarta dyskusja, komunikacja
• jest analiza problemów 
• są podejmowane wspólne decyzje o kolejnych działaniach. 

Miód 😊 A w rzeczywistości? 

• wymiana informacji = co zrobione? dlaczego nie zrobione? jak długo jeszcze będziemy czekać na wyniki? A zadzwoniłeś? A uzupełniłeś? A napisałeś? A pamiętasz? Ile razy muszę Ci o tym przypominać?
• dyskusja - to nie my, to oni; 
• wspólne rozwiązywanie problemów - czyja to wina? gdyby oni wysyłali na czas, to ja bym zrobiła na czas; niech sobie robią jak chcą a ja to i tak po nich poprawię. 
• wspólne podejmowanie decyzji - trzeba to zrobić, trzeba to napisać, trzeba to sprawdzić….. 

i CISZA… 

Czy ja się dziwię? 

Nie. Ja tylko stwierdzam, że tak wygląda często rzeczywistość w wielu firmach. Ludzie koncentrują się na przetrwaniu do końca dnia/ tygodnia/ miesiąca/ roku. I nagle w tej codziennej gonitwie ktoś / Prezes/ Szef/ Kierownik/ wizjoner wpada na pomysł. 

WPROWADZAMY PROCEDURY/ STANDARYZACJĘ/ REGULAMINY/ BIBILOTEKĘ WIEDZĘ

Jakże wielkie jest zaskoczenie, że w firmie nie ma euforii, wow, nawet nie ma żadnych objawów ekscytacji, Powiem więcej, jest złość, zdenerwowanie, negacja.

„ no tak jakbym mało miała pracy, kolejna fanaberia” 

„ znowu się naczytali mądrych książek”

„przeżyliśmy inne pomysły, przeżyjemy i te”

 I wiele innych. 

Ludzie są zmęczeni, zapracowani, przeciążeni, i nawet jeżeli widzą wartość dodaną w tych pomysłach, nie mają na to ani ochoty a przede wszystkim czasu. I nie pomoże rozkaz szefa: 

- napisz do końca tygodnia procedurę na temat…. 

- ale ja nie wiem jak, nigdy tego nie robiłam 

- to się naucz! 

Jeśli tak firma chce wprowadzić zmiany, lepiej nie zaczynać. Szkoda pieniędzy i czasu wszystkich stron. 

W takich sytuacjach potrzebne jest wsparcie. Zrozumienie wszystkich zainteresowanych stron i wybór opcji, sposobu wdrożenia zmian, który będzie najlepszy nie dla jednego albo 2 działów, ale optymalny dla organizacji. Bez emocji, zaangażowania, obiektywnie.   

Pracując w i z różnymi organizacjami, w różnych branżach, firmach polskich, rodzinnych, ale też i zagranicznych zauważam koncentrację często tylko na problemach, które są blisko strony zainteresowanej: ja i mój dział. Brakuje w firmie ludzi, którzy patrzą na nią globalnie, z lotu ptaka, potrafią dobrać rozwiązanie dla ogółu. A jest to moim zdaniem kluczowe przy transformacjach. Umiejętne łączenie kropek w firmie. Zrozumienie problemów każdego z działów i być „mediatorem” pomiędzy nimi. 

Często zadają mi firmy pytanie od czego bym zaczęła pierwsze dni w firmie. Moja odpowiedź zawsze jest taka sama:

„od rozmowy z wszystkimi działami. Od poznania ich punktu widzenia, ich problemów, ich obowiązków dnia codziennego. Od aktywnego słuchania” 

A dopiero potem łączyć te kropki w jedną całość. 

Jak pracujemy? 

Firma turkusowa (18 pracowników) postanowiła wprowadzić 4 dniowy – czas pracy, 36 godzin tygodniowo. Czas pracy: od poniedziałku do czwartku po 9 godzin dziennie. Temat na czasie. Nie ma jeszcze w polskim kodeksie pracy regulacji na ten temat. Prezes, zebrał pracowników, poinformował o fakcie i uznał temat za zakończony. Kadry i prawnik to firmy zewnętrzne, zatem nie mieli informacji o podjętej decyzji. 

Pracownicy : wow, podziękowali i wrócili do swoich obowiązków. 

Gdzie zatem problem??? 

• a jak rozliczyć urlop wypoczynkowy. Na piątek rozpisujemy urlop czy nie? 
• a jak handlowiec pojedzie w czwartek na spotkanie do klienta i będzie musiał wrócić w piątek to jest w pracy czy nie?
• jeżeli pracujemy 9 godzin dziennie czy to znaczy, że ta dodatkowa godzina jest liczona jako praca w godzinach nadliczbowych = dodatkowe wynagrodzenie? 
• a za te brakujące 4 godziny będzie nam odbierane wynagrodzenie? 
• a co wpisać w ewidencję czasu pracy w piątek? Praca czy wolne? 

Pytania się mnożyły, mnożyły a odpowiedzi się nie pojawiały, bo i nie mogły. 

W takich właśnie sytuacjach jest potrzebna w firmie osoba, która patrzy na organizację  z lotu ptaka. Tak jak SIPOC jest spojrzeniem na proces z lotu ptaka, tak samo trzeba spojrzeć na firmę z lotu ptaka – BARDZO SZEROKO. 

Wizjonerowi skoncentrowanemu na generowaniu nowych pomysłów, rozwijaniu firmy często brakuje takiego właśnie spojrzenia.  Często też nawet nie pomyśli, aby o tym informować zewnętrznych dostawców, albo wychodzą  z założenia, że nie ma takiej potrzeby, to za dużo kosztuje. To błąd i w dłuższej perspektywie czasu, temat zawsze odbije się czkawką. 

Jeżeli zatem dostrzegasz obszary, które są w Twojej ocenie niezagospodarowane, niezaopiekowane warto pomyśleć o wsparciu: wewnętrznym lub zewnętrznym. Forma zależy od Ciebie, od skali działalności, komplikacji problemów, ale też i indywidualnego podejścia do biznesu. 

Ja rekomenduję zrobić audyt własnej firmy i samemu rozpoznać takie obszary, zanim to zrobi ktoś inny za Ciebie.

Audyt zrobiony przez Ciebie nie za boli, skutki audytu zrobionego przez instytucje kontrolujące mogą już zaboleć.