Biznes to liczby

Firma postanowiła zainstalować nowoczesne narzędzie, które miało ułatwić pracę wielu osobom. Zautomatyzować proces, dać możliwość generowania raportów i rozliczania płatności od klientów bez udziału pracownika.  Po kilkunastu spotkaniach firma podejmuje decyzje o zakupie rozwiązania.

Po fakcie okazuje się, że są trzecią firmą, która dokonała zakupu. Zaczyna się proces wdrażania. Zostają zakupione dodatkowe usługi, bo bez nich te podstawowe nie będą działać prawidłowo. 

No cóż, jak się powiedziało A, trzeba powiedzieć B. 

Wybija wreszcie godzina „0” i nowy program zaczyna działać….. niekoniecznie…. 

W pierwszym miesiącu: 

- awaria zdarza się codziennie 

- za każdym razem pojawia się nowy, niezidentyfikowany problem.

 - firma na początku odbiera telefony, aż wreszcie podejmuje decyzje, że od teraz wszelkie usterki należy zgłaszać @ 

- nie ma dnia bez @ 

- firma nie reaguje na każde zgłoszenie. 

- naprawienie jednego problemu  generuje kolejny i tak w kółko.

 - po kilku tygodniach: problem, który był już rozwiązany pojawia się znowu. 

Kilkakrotnie odbywają się spotkania, wyjaśnienia czego oczekuje firma. Sprzedawca zapewnia, że wszystko zostanie naprawione, że to ich pionierski program, że zatrudniają najlepszych ludzi i tak na prawdę u innych to działa, tylko w tym miejscu coś jest nie tak. 

W firmie do kontaktu jest oddelegowana 1 osoba, która zajmuje się tylko tymi kwestiami. Zestawienia, które miały ułatwić przygotowanie raportów, nadal nie funkcjonują, zatem dział księgowy wykonuje całą pracę ręcznie. 

Koszmar! 

Na cotygodniowych spotkaniach wieczne rozważania na temat: co jeszcze nie działa, co tym razem się zepsuło. Wszyscy są już zmęczeni, ale brniemy w to dalej, bo przecież pieniądze zostały wydane, nie zrezygnujemy teraz. Oni to kiedyś naprawią. 

Prezes macha głową i radzi:  

 - no trzeba się z nimi spotkać i to wyjaśnić.

 - ale ja już próbowałam i nic.

Basia słucha tego i pyta, a ile czasu przeznaczacie codziennie na zajęcie się tym tematem? A obliczyliście, ile kosztuje każda minuta Waszego zaangażowania? Może zapytajmy ich o możliwość napisania programu pod nas, pod nasze potrzeby?

 - i co mamy płacić dodatkowe pieniądze? Przecież już zapłaciliśmy… Temat się kręci i schemat powtarza co tydzień... 

Przypadek nr 2 

Mała firma… 

- Administracja = asystentka prezesa, prawnik, opiekun pracowników, załatwi wszystko dla wszystkich, zadba o całe biuro. 

- Księgowość = kadry: praca skoncentrowana wokół terminów w całym miesiącu 

- Handlowcy: są w biurze 1 raz w tygodniu – pozostałe dni w delegacji. - - Marketing: jest zawsze na miejscu 

Biuro trzeba posprzątać. Prezes wpada na pomysł, że sprzątnie będzie rotacyjne, czyli co tydzień ktoś inny posprząta. Nie jest to duży wysiłek i nie wymaga dużego zaangażowania a firma zaoszczędzi pieniądze: kilka stówek w ciągu miesiąca. 

Pomysł genialny. ☹ 

Grafik rozpisany i startujemy od pierwszego. 

- w pierwszy piątek sprzątanie przypadło na księgową / kadrową – która stwierdziła, że nie ma czasu na sprzątanie: zamknięcie miesiąca, pensje do obliczenia, to jest ważniejsze niż sprzątanie. Ok. Firma jakoś wytrzyma. 

- w następnym tygodniu 

– historia podobna, zamieniła się z administracją,

 - co tydzień kolejna wymówka, kolejnej osoby. Ktoś nie może, albo go nie ma, albo zrobimy zamianę …

 Po 2 miesiącach biuro posprzątane raz: brudne, totalny chaos, nikt nie wie czyja teraz kolei, nikt nie poczuwa się do odpowiedzialności a w sumie dlaczego powinien?

2 różne historie, dotyczą innych problemów a dla mnie zabrakło w obu przepadkach jednego pytania: 

- ile kosztuje minuta pracy Twojego pracownika? Nie wiesz? Oblicz to! 

Firmy chcą mieć w swoich zespołach najlepszych specjalistów. Ponoszą koszty związane z ich zatrudnieniem, często korzystając z zewnętrznych agencji - płacą im dodatkowe wynagrodzenia. Płacą adekwatne wynagrodzenie dla specjalisty a następnie przekazują im zadania błahe, proste, pospolite, które są również ważne, ale mogą być wykonane przez inne osoby, którym niekoniecznie płacisz wysokie wynagrodzenia.

 Dlaczego zatem tak postępujesz? Dlaczego marnujesz potencjał swoich pracowników?   Nie wykorzystanie potencjału, jaki drzemie w Twoich pracownikach to też marnotrawstwo. 

Optymalizację utożsamiamy z automatyzacją a tymczasem wielkie zmiany mogą być skutkiem niewielkich działań np. rozmowy z pracownikiem i wysłuchanie jego pomysłów. 

- Oblicz, ile płacisz za minutę pracy specjalisty, 

- oblicz, ile czasu zajmuje dana czynność i zobacz ile tracisz pieniędzy. Zatrudniasz mercedesa, to naucz się go prowadzić. Nie jak fiata, którym jeździłeś całe życie… A teraz zobacz ile by Cię kosztowało:

 -  przekazanie danej czynności nowej osobie – czasami taniej jest stworzyć dodatkowe miejsce pracy 

- wyrzuć dany  proces z firmy: outsourcing jest co raz bardziej popularny, tańszy i efektywny biznesowo. Możesz dobrać wykonawcę pod swoje potrzeby i budżet 

- poniosłeś już jakiś koszt, ale ile jeszcze musisz ponieść? Może zamiast uparcie brnąć w decyzję, która biznesowo jest zła – lepiej zamknąć temat i pogodzić się z poniesionymi kosztami 

- oblicz czy nie taniej i efektywnej będzie napisać rozwiązanie pod siebie niż korzystać  z ogólnodostępnych rozwiązań, bo na starcie zaoszczędzisz trochę setek. 

- porównaj koszt całościowy do korzyści dla siebie: ustal klarowne wskaźniki, mierniki, jakie masz priorytety, co jest ważne dla Ciebie i Twojego biznesu. 

Zanim wydasz kilkadziesiąt tysięcy zadaj sobie pytanie: po co jak to robię, jakie korzyści z tego będzie miała organizacja, na czym ma polegać korzyść, oszczędność dla firmy. Jeżeli przemawiają do Ciebie liczby, oblicz to i porównaj , podejmuj decyzje bazując na liczbach a nie na wyobrażeniach, modzie bo inni tak robią. 

Ludziom pozwól wykonywać pracę, na której się znają i za którą im płacisz.