Optymalizacja jest droga?

➖My naprawdę pracujemy w ten sposób? 

➖To jest twoje praca: zrobiłaś SIPOC – a i zmapowałaś strumień wartości

➖Ale proces jest ułożony bez sensu:      

❌ Przez 6 miesięcy zbieramy oczekiwania pracowników    

❌ Potem prosimy Zarząd o akceptację i jak jej nie otrzymamy – koniec procesu, stracone 6 miesięcy     

❌ Tworzymy projekt remontu – nie mając określonego i zatwierdzonego budżetu. Jeśli projekt okaże się za drogi – powtarzamy cały proces od początku - dublujemy pracę    

❌ Po kilku miesiącach pracy nad projektem remontu, na samym końcu procesu pytamy zarządcę nieruchomości o pozwolenie na remont

➖A jeśli Zarządca nie wyrazi zgody ? 

➖O ile brak remontu nie wpływa na pogorszenie stanu nieruchomości i nie zagraża życiu i bezpieczeństwu ludziom, Zarządca może nie zgodzić się na remont. 

➖Cała praca / koszt projektu/ zaangażowanie kilkunastu osób w tym Zarządu okazują się wielkim marnotrawstwem? 

➖TAK...
Tak wyglądała rozmowa z nowym właścicielem procesu, który zmapował proces i uświadomił sobie, że proces przygotowania remontu jest źle ułożony. 
❗zła kolejność zdarzeń

❗złe zapisy w umowach a dokładnie ich brak lub nieprecyzyjność zapisów, niedookreślone wyrażenia, które zmuszają do domyślania się zamiast dostarczać jasnych informacji: kto, kiedy, jak i dlaczego!

❗brak ustalonych standardów np. do przekazywania informacji: w organizacji jest kilka kanałów do komunikacji i każdy z pracowników wybiera swój, wg upodobań. Administracja jako jedyna musi ogarniać wszystkie kanały. 

❗brak podziału obowiązków: pojawia się problem i zaczyna się szukanie winnych a potem szuka się „frajera”, który zajmie się rozwiązywaniem problemów. Pojawia się nowy pracownik, zwalmy wszystko na niego: - niech to załatwi, niech się wykaże. 

❗brak odpowiednich kompetencji – za działania odpowiadają osoby, które nie mają wystarczającej wiedzy, doświadczenia lub nie rozumieją znaczenia swojej roli w procesie. Brak celowanych szkoleń

❗brak wsparcia ze strony menadżerów. 

Niektóre z tych problemów nie da się rozwiązać na szybko – wymagają czasu, zaangażowania i pieniędzy. Niektóre jednak możemy rozwiązać szybko: 

🍀wprowadź szablony, checklisty

🍀przyjrzyj się swojemu procesowi, zastanów się, kiedy są podejmowane decyzje – czy na pewno w odpowiednym momencie? Może warto zmienić kolejność?

🍀oddaj decyzyjność innym – czy musisz podejmować każdą decyzję? Mikrozarządzanie dla niektórych jest fajne- daje poczucie władzy, ale nie jest efektywne. Czego oczekujesz od biznesu i zespołu? Pracy czy efektów? 🤔 

🍀 „ale jestem zarobiony” ale czy w efektywności biznesowej chodzi o zarobienie czy odpowiednie zrobienie? 

🍀ustal priorytety

🍀zrób macierz kompetencji

🍀naucz się udzielać mądrego, rozwojowego feedbacku
Te działania nie wymagają dodatkowych kosztów, a przynoszą efekty tu i teraz. 

A jeżeli nadal chcesz wydać pieniądze, ponieważ uważasz, że aby zarobić trzeba wpierw wyłożyć, zapraszam na szkolenia i konsultacje. 

#optymalizacja#zarządzanieprocesowe#mapowanieprocesów#b2b#