Dlaczego procedury nie działają w Twojej firmie?

- U mnie procedury nie działają❗  

- Dlaczego tak twierdzisz? 

- Napisałem procedury, wysłałem do ludzi a Oni i tak robią po swojemu, wbrew procedurom.

- Dlaczego tak się dzieje? 

- Nie wiem. 

- A dla kogo przygotowujesz procedury i jak je przygotowujesz? 

- Oczywiście, że dla siebie. Są bardzo szczegółowe, fachowa terminologia – MEGA PROFESJONALNIE 😊 Ponad 30 stron !!

I Ty się dziwisz⁉ 

Moje zasady pisania procedur: 
🍀 jeśli procedurę udostępniasz osobom, które nigdy wcześniej nie miały kontaktu z zagadnieniem, to w jaki sposób mają zrozumieć fachową terminologię?  Procedura nie jest dla Ciebie. Przecież Ty znasz proces. Do procedury zajrzą inne osoby, pisz więc dla nich nie dla siebie. 🍀zrób legendę, wyjaśnienie skrótów

🍀 używaj sformułowań: zrób, napisz czyli krótkich zdań i poleceń. 

🍀nie pisz zdań, które zajmują 5 linijek i zanim skończysz je czytać nie pamiętasz, co było na początku 

🍀 jeśli to ma ułatwić zrozumienie procedury dołącz zdjęcia, filmiki – procedura może mieć też charakter instrukcji – zdjęcia są zawsze mile widziane!

🍀określ sekwencję działań np. poprzez liczby, strzałki 

🍀określ, kto za co jest odpowiedzialny i kiedy powinien wykonać daną czynność- przydatne są harmonogramy działań

🍀nie przypisuj do danej czynności osób z imienia i nazwiska – ludzie mogą się zmienić a procedura ma mieć charakter uniwersalny. Ma zabezpieczyć flow procesowe

🍀napisz jaka jest wersja procedury i od kiedy obowiązuje – oddziel wersje aktualne od archiwum. Niech wszyscy pracują z tym samym dokumentem 

🍀zadbaj o to, aby zawsze pracować z wersją aktualną. Jeśli zmienił się Twój proces – zmienia się procedura. Nie kiedyś, jakoś ale od razu. 

🍀wskaż osobę odpowiedzialną za aktualizację – aby wszyscy wiedzieli, kto ma o nią zadbać i zabezpieczyć się przed częstym marnotrawstwem: „Obwinianie innych”

🍀procedura ma być łatwa do przyswojenia, zatem jeśli jest na 30 stron – ile osób będzie chciało ją przeczytać? Niewiele… 

Procedura to nie popis Twoje wiedzy na temat procesu. Procedura ma być gwarancją standaryzacji, czyli dostarczeniem do klienta oczekiwanego produktu/ usługi jednocześnie eliminując zbędne działania czyli marnotrawstwa. 

Takie myślenie i działanie dla Ciebie oznacza korzyść: oszczędność czasu a w konsekwencji pieniędzy. 

Jeśli nadal masz problem z napisaniem procedur i instrukcji, albo potrzebujesz szablonów – zapraszam na szkolenia.