Po co mapować procesy w Administracji?

- Optymalizujemy produkcję, logistykę, ale nie administrację. Co za głupota! Mam optymalizować robienie kawy i herbaty albo odbieranie telefonów? Jak, co, kiedy i przede wszystkim dlaczego? 

Jeżeli administrację utożsamiasz tylko z odbieraniem telefonów i bycie asystentką dla Prezesa, nie czytaj dalej. 

Nigdy nie byłam asystentką, kawę i herbatę moi szefowie robili sobie sami a czasami nawet to mi robili a Administracją zajmuję się ponad 20 lat, więc w sumie mogę zadać pytanie, czym ja się zajmowałam i co ja tam chcę usprawniać? 

Administracja to dział: 

- z którym każdy pracownik niezależnie od działu, w którym pracuje będzie miał kontakt, 

- od uczestników procesów wymaga się: wielowątkowości, świetnej organizacji czasu pracy, elastyczności, umiejętności negocjowania, odporności emocjonalnej i psychicznej, uważności, 

- znajomości: prawa, księgowości, kadr, RODO 

- bardzo często dostaje wrzutki „ad hoc”. Jak nie wiadomo, komu coś zlecić – najczęściej trafia do Administracji 

- dział, w którym chaos jest bardzo często obecny 

Dział niestabilny, który generuje tylko stratę a nie zysk, więc po co nim się zajmować? 

I w tym ostatnim zdaniu jest  odpowiedź na pytanie...Po co? 

Właśnie dlatego należy mapować procesy w administracji, ponieważ jest to dział, który generuje koszty. 

Źle zarządzany, niepoprawnie zorganizowany będzie skutkował: 

- opóźnieniami w procesie, przerwami we flow procesowym

 - dublowaniem pracy, błędami a to z kolei generuje dodatkowy koszt 

- niedotrzymaniem terminów co może narazić firmę na dodatkowe wydatki, kary

 - dużą rotacją pracowników i ich frustracją a to z kolei może skutkować spadkiem efektywności wykonywanej pracy 

- brakiem standaryzacji 

– za każdym razem proces wygląda inaczej, inny czas i jakość wykonania. 

Kiedyś usłyszałam zdanie: „jeżeli w firmie mówi się o administracji oznacza to, że źle funkcjonuje. Jeśli się o niej milczy – to znaczy, że działa perfekcyjnie” 

Administracja ma być wsparciem dla Twojej firmy. Ma zajmować się tymi wszystkimi rzeczami, o których Ty nie chcesz i nie musisz pamiętać, ale są konieczne i niezbędne do sprawnego funkcjonowania firmy. Zadbaj zatem, aby te działania wspierające nie były kulą u nogi, ale realnym wsparciem. Po to właśnie mapuje się procesy w administracji.

 Mapa procesu pokazuje: 

- pokazuje proces z „lotu ptaka”. Jakie zasoby z Twojej firmy są zaangażowane w proces. 

- co jest wartością dodaną w Twoim procesie a co nie 

- co jest stratą, którą powinieneś wyeliminować ze swojego procesu

- zobaczysz, jakie jest obciążenie pracą pracowników. Czy wszyscy są obciążeni na tym samym poziomie czy może jeden z pracowników leży i płacze a inny ma „luz”. 

Czy taki jest Twój plan na prowadzenie biznesu? 

- zobaczysz, gdzie tracisz pieniądze. Pytasz jak? Jeśli wykonujesz pracę x2 , jeśli tworzysz rzeczy, raporty, z których nikt nie korzysta, jeśli Twoje działania nie przynoszą wartości dodanej nikomu – pytam po co Ci to? Po co ten krok występuje w procesie? Po co to robisz?

 - zobaczysz ilu pracowników, ile działów jest zaangażowanych w dany proces? A musi być tyle? 

- pokazuje, ile pracy wykonujesz manualnie a spokojnie mógłbyś uprawnić- zautomatyzować a może po prostu zlecić na zewnątrz - pokazuje czas, jaki jest potrzebny na dany proces= LT.  Czasami wydaje Ci się, że Twój proces jest płynny, przebiega bez żadnych przeszkód a w rzeczywistości trwa, trwa i nie widać jego końca. Email przekazywany od osoby do osoby. „Tysiące” zbędnych zgód, potwierdzeń, gdy tymczasem wystarczy jedno pełnomocnictwo. 

Żeby móc czymś zarządzać, mierzyć, krytykować, zmieniać trzeba wpierw ten proces poznać, czyli zmapować. W następnym kroku możesz świadomie podejmować decyzje, jak powinien wyglądać, co wyeliminować a co maksymalizować. 

Szyjesz proces, każdy nawet w Administracji, wg potrzeb i możliwości.