Wprowadzamy zarządzanie procesowe w organizacji, ale jak?

Hasło rzucone przez Prezesa w firmie. Pojawia się chwilowy zapał a jak opadną pierwsze emocje, pojawia się zasadnicze pytania…ALE JAK? Od czego zacząć, w jakim czasie, kto w organizacji powinien tym się zająć, w jaki sposób? Pojawia się więcej pytań niż odpowiedzi i słusznie.

Wprowadzenie zarządzania procesowego w firmie jest procesem, który będzie trwał, jest skomplikowany  i wymaga pełnego zaangażowania wszystkich.  Poniżej krótka ściąga: 😊 

• Otrzymaj prawdziwe „TAK” od Kierownictwa. 

 Jeżeli Prezes/ Zarząd traktuje zarządzanie procesowej, jako chwilową modę – rekomenduję odpuszczenie tematu. Zespół poświęci swój czas, uważność, zaangażowanie a przy pierwszych problemach, które pojawią się na pewno, temat zostanie albo odpuszczony, albo zostanie przywrócony poprzedni porządek. Dopiero wtedy pojawi się ogólne rozgoryczenie i frustracja. 

• Szkolenia pracowników

 Nigdy nie wolno pominąć tego punktu. Należy poświęcić bardzo dużo czasu na wyjaśnienia na czym polega zmiana, jakie nowe zadania czekają na uczestników, jakie przyniesie korzyści, ale też z jakimi problemami, nowymi rzeczami będziemy się mierzyć. Wyjaśnienie wątpliwości, uwag, zastrzeżeń, otwarta postawa pełna zrozumienia, ale i konsekwencja w realizacji założonych celów, moim zdaniem może przyczynić się do sukcesu podczas zmian. Zaangażowanie pracowników to kluczowy element zmian. Szkolenia powinny być przeprowadzane przed, w trakcie wdrażania zmian oraz po. 

• Zdefiniuj cele i strategię

 Organizacja, również organizacja procesowa, powinna mieć określone cele oraz strategię, która będzie służyć ich realizacji. Zapewni to spójność działań w całej organizacji. Jeżeli organizacja nie ma określonej strategii jest to dobry moment na ich określenie, a jeżeli wcześniej cel i strategia były określone, należy je zmodyfikować, aby były zbieżne. Ten etap pozwoli na wybór odpowiednich procesów do optymalizacji i zapewnienie spójności działań w całej firmie. 

• Planowanie i identyfikacja procesów

 Określenie: 

- megaprocesów: czyli generalny obraz organizacji. Megaprocesy opisują podstawowe/ najważniejsze procesy organizacji, które są podstawą działania organizacji 

- procesy biznesowe 

- subprocesy/ procesy 

Dla każdego procesu należy określić: 

- cele 

- wyniki 

- kluczowe czynniki sukcesów 

- właściwe wskaźniki wydajności 

• Określenie powiązań między procesami: identyfikacja powiązań, monitorowanie przepływu, oznaczenie wszelkich barier
• Wybór właścicieli procesów oraz zespołu procesowego- właściciele procesu powinni posiadać wiedzę merytoryczną, wiedzę z zakresu zarządzania procesowego, modelowania procesów, optymalizacji, zarządzania ludźmi, controllingu, jak tworzyć procedury i instrukcje. Dodatkowo należy określić również klienta procesu, uczestnika procesu oraz lidera procesu
• Mapowanie procesów czyli graficzne przedstawienie wszystkich procesów oraz ich modelowanie – na tym etapie tworzy się dokumenty wykonawcze czyli: procedury, instrukcje
• Analiza procesów: w tym identyfikacja problemów, marnotrawstw i obszarów do poprawy np. przy wykorzystaniu narzędzi Lean Management
• Optymalizacja procesów – m.in. automatyzacja
• Ciągłe monitorowanie procesów: procesy powinny podlegać ciągłej analizie ich wydajności. Nie jest to jednorazowe działanie, ale ciągły proces. To jest moment na zaprzyjaźnienie się z PDCA.  
• Wdrożenie kultury procesowej- zarządzanie procesowe dotyczy nast. obszarów: organizacyjnym, informatycznym, społecznym, finansowym oraz wiedzy
• Ciągłe doskonalenie: regularnie analizuj procesy i poszukuj nowych sposobów na ich usprawnienia

Jak długo trwa zmiana organizacji z funkcjonalnej na procesową? Miesiąc, rok, 2 lata? 

Nie ma jednej odpowiedzi. 

To wszystko zależy od wielu czynników. Począwszy od stanu początkowego – w jakim jest organizacja, kiedy zaczyna proces zmiany, czyli ocena dojrzałości procesowej organizacji. Jakie jest zaangażowanie zarówno kierownictwa jak i poszczególnych pracowników.

Znaczący wpływ na cały proces może mieć wybór właściwych osób na właścicieli procesów. 

Kiedyś usłyszałam, że dana organizacja jest za mała na zarządzanie procesowe. Myślę, że to nie wielkość organizacji, ale gotowość na zmiany determinuje sukces wdrożenia. Mniejsze organizacje mogą szybciej i łatwiej wprowadzać zmiany. Z drugiej strony duże przywiązanie właściciela do klasycznego zarządzania, potrzeba podejmowania ostatecznych decyzji, może być dużym blokerem do przekazania decyzyjności właścicielom procesu a bez tego ów właściciel nie może działać. 

W dużych podmiotach łatwiej o delegowanie zadań, ale z kolei otwartość i gotowość na zmiany, może być mniejsza i dlatego transformacja może upaść już na etapie podejmowania decyzji.

Przy podejmowaniu decyzji o zarządzaniu procesowym warto przemyśleć decyzję o wyborze zewnętrznego konsultanta, który poza wiedzą będzie posiadał obiektywizm, który szczególnie w sytuacjach konfliktowych jak np. określenie punktu styków może być wartością dodaną oraz będzie trzymać pieczę nad wdrożeniem całego procesu.

Na koniec należy uzbroić się w cierpliwość i konsekwencję w działaniu! :