Zły właściciel procesu a skutki dla organizacji

"Wybrałem właścicieli procesów, oni narysowali mapę procesów a ludzie nadal pracują po „staremu” Co poszło nie tak?" 

Można rzec wszystko.

Powołanie właścicieli procesów oraz zmapowanie procesów nie oznacza, że wprowadziliśmy zarządzanie procesowe w organizacji. Już wiemy, że rola właścicieli procesów jest kluczowa dla jego wdrożenia, przeanalizujmy zatem co się może wydarzyć, jeżeli ten krok pominiemy, albo dokonamy złego wyboru. 

- wybór niewłaściwej osoby tzn. bez doświadczenia, wiedzy, charyzmy. Może skutkować, że nigdy nie wypracuje sobie odpowiedniej pozycji lidera w organizacji, w zespole procesowym. Nigdy zatem nie będzie dbała o rozwój zespołu i ludzi w procesie.

- brak zrozumienia dla synergii pomiędzy strategią firmy a realizowanym procesem. Proces powinien być ściśle powiązany z realizowaną strategią. Jeżeli tego brakuje nie wykorzystamy pełnego potencjału, jaki wynika z zarządzania procesowego. Zarząd ma swoje wyobrażenia a ludzie pracują wg swoich wewnętrznych, wypracowanych zasad. Powstaje zatem firma w firmie. 

- nie uwzględnienie właścicieli procesów w implementacji rozwiązań informatycznych.                                                                       

Przykład z życia wzięty:

„Kupujemy nowy program. Ma on na celu ułatwić pracę wszystkim zespołom- będziemy w nim ewidencjonować pracę handlowców oraz kierować wszystkimi projektami. Abyśmy mieli wszystkie informacje w 1 miejscu”  poinformował Prezes na cotygodniowym spotkaniu Zarządu.

Cisza, konsternacja a następnie lawina pytań:                                           - - a czy to rozwiązanie służy do, a czy ono pozwoli nam na, a czy mogę w nim, a co jeśli…itd., itp.                                                        

Nie wiem. Wiem że jest fajne i powinno nam rozwiązać wszystkie problemy” 

Skutek – źle wydane pieniądze i totalny chaos w organizacji. 

W każde takie działanie MUSI być zaangażowany właściciel proces, ponieważ to On wie o nim najwięcej. Rozumie problemy ludzi w nim zaangażowanych, zna trudności z jakimi się borykają pracownicy. Tylko z jego aktywnym udziałem można zbudować rozwiązanie w pełni efektywne a rozwiązania informatyczne będą wsparciem dla procesu a nie przeszkodą 

- 1 osoba jest właścicielem kilka mega procesów = zbyt duże obciążenie obowiązkami i praca skutkować będzie rozproszeniem i niemożliwością inicjowania działań udoskonalających. Skutek: nie wykorzystanie pełnego potencjału właściciela procesu.

- właściciel procesu za bardzo jest przywiązany do dotychczasowej struktury: podział na departamenty, jednostki biznesowej. Nie patrzy na firmę z perspektywy procesu i flow procesowego. Proces zatem nie dostarczy założonej efektywności biznesowej.

- zarząd nie udzielił właścicielom umocowania do działania, albo udzielił je w formie tymczasowego upoważnienia. 

Zarządzanie procesowe nie można traktować jako chwilową modę, zryw, który jak szybko się pojawia tak szybko w firmach umiera. Implementacja zarzadzania procesowego to proces, który może trwać tygodnie, miesiące, lata w zależności od firmy, wielkości i wielu innych czynników. Jedną z cech istotnych w tym całym procesie jest konsekwencja w działaniu i podjętych decyzji. Decyzja Zarządu musi mieć zatem charakter trwały, ustawiczny i szczególnie w chwilach zwątpienia zespołu oraz pojawienia się problemów, swoimi działaniami i postawą muszą cały czas potwierdzać kierunek działań, w którym zmierza organizacja. 

Niedopuszczalne jest zachowanie, gdy Prezes nagle wyręcza swoich pracowników i w chwilowym zrywie wykonuje pracę właściciela procesu. 

"no przecież ja tylko im pomagam" 

Nie, nie pomagasz Prezesie, podważasz kompetencje swoich pracowników :-(

- właścicielami procesów zostają dyrektorzy- moim zdaniem jest to błąd. Ze względu na liczne inne dodatkowe obowiązki skutkuje to brakiem czasu i braku pełnego zaangażowania w pełnieniu roli właściciela procesów. 

Reasumując: zanim firma podejmie decyzje o implementacji zarzadzania procesowego kluczowe jest podjęcie decyzji, czy mamy ludzi w firmie do pełnienia roli właścicieli procesów, czy są oni na to przygotowani, czy mają pełną świadomość obowiązków, jakie na nich spadną i czy są na to gotowi. Jeśli nie, należy wpierw to zmienić: wprowadzić w organizacji ducha gotowości na zmiany, kreatywności, odpowiedzialności przedsiębiorczości. Czasami będzie to oznaczało zatrudnienie nowych osób.

Zarządzanie procesowe opiera się zawsze na ludziach zarówno na kadrze zarządzającej jak i na pracownikach.